Sageli ei jää omanik koosolekult kõrvale pahatahtlikkusest, vaid seetõttu, et ta ei näe oma osalemise mõju. Selge päevakord, arusaadavad otsuseprojektid ja õigeaegne selgitustöö aitavad näidata, et iga hääl mõjutab maja tulevikku.
Korteriühistu juhatusele on see olukord tuttav: üldkoosolek on kokku kutsutud, kutse saadetud ja päevakord koostatud, kuid koosoleku päeval on kohal vaid väike osa omanikest. Sageli osalevad ikka samad inimesed, samal ajal kui teised ei vasta, ei ilmu või ütlevad hiljem, et nad ei teadnud, ei saanud aru või ei pidanud koosolekut oluliseks.
Vähene osalemine ei ole alati ükskõiksuse küsimus. Sageli peitub põhjus selles, kuidas koosolekut ette valmistatakse, kuidas omanikke teavitatakse ja kas nad saavad aru, mille üle tegelikult otsustama hakatakse.
Korteriühistu üldkoosolek ei ole pelgalt formaalsus. Seal otsustatakse maja majandamise, remondi, laenu, juhatuse, majanduskava ja muude oluliste küsimuste üle. Kui omanikud ei osale, jäävad otsused väikese ringi teha ning hilisem rahulolematus võib muutuda vaidluseks.
Omanik ei saa aru, miks tema kohalolek on oluline
Üks peamisi põhjuseid, miks korteriomanikud üldkoosolekule ei tule, on see, et nad ei näe oma kohalolekul otsest mõju.
Kui kutses on päevakorrapunktidena kirjas näiteks „majanduskava kinnitamine”, „remondiküsimused” või „muud küsimused”, ei pruugi omanik mõista, et tegelikult võib otsus puudutada tema igakuist makset, tulevast laenukohustust või maja seisukorda.
Päevakord peaks olema sõnastatud nii, et omanik saab aru, millist otsust plaanitakse teha ja miks see on tema jaoks oluline. Näiteks ei ütle punkt „katuse küsimus” kuigi palju. Palju selgem on: „Katuse renoveerimise otsustamine, tööde eeldatav maksumus 85 000 eurot ja pangalaenu võtmise otsustamine.”
Mida konkreetsem on päevakord, seda suurem on tõenäosus, et omanik mõistab otsuse kaalu ja tuleb kohale.
Kutse peab olema arusaadav, mitte ainult formaalselt korrektne
Seadus nõuab, et üldkoosoleku kokkukutsumisest tuleb ette teatada vähemalt seitse päeva, kui põhikirjas ei ole ette nähtud pikemat tähtaega. Samuti tuleb järgida põhikirjas sätestatud teavitamise korda.
Ainult tähtaja järgimisest aga ei piisa. Omanik peab kutse ka päriselt kätte saama ja sellest aru saama.
Probleemid tekivad sageli siis, kui kutse saadetakse aadressile, mida omanik enam ei kasuta, pannakse ainult trepikoja stendile, kuigi omanik elab mujal, või kui e-kirjas puuduvad otsuste eelnõud ja vajalikud lisad. Samuti tekitab segadust liiga üldine päevakord või see, kui omanikule ei selgitata, kas ta saab osaleda esindaja kaudu.
Korteriomanik ei pruugi olla jurist, ehitusspetsialist ega raamatupidaja. Kui juhatus saadab tehnilise või väga formaalse kutse ilma selgitusteta, võib omanik koosoleku vahele jätta lihtsalt seetõttu, et ta ei saa aru, miks see teda puudutab.
Hea kutse ei ole ainult seaduse nõuete täitmine. Hea kutse on selge, konkreetne ja annab omanikule piisava info, et ta saaks otsustamiseks valmistuda.
Usaldus tekib enne koosolekut
Kui majas on varem olnud konflikte, ebaselgeid arveid, puudulikku infot või otsuseid, millest omanikud kuulsid alles tagantjärele, väheneb usaldus juhatuse vastu.
Sellisel juhul võib omanik mõelda: „Nagunii on kõik juba ära otsustatud.” Kui omanikule jääb mulje, et tema arvamust tegelikult ei küsita, väheneb ka motivatsioon osaleda.
Usaldust aitab taastada läbipaistev ettevalmistus. Otsuste eelnõud võiks saata koos kutsega. Suuremate tööde puhul tasub lisada hinnapakkumised või nende kokkuvõte. Majanduskava ja laenuvajadus tuleb selgitada arusaadavalt ning küsimustele tuleks vastata sisuliselt, mitte tõrjuvalt.
Üldkoosolek ei tohiks olla koht, kus omanikud kuulevad olulistest plaanidest esimest korda. Kui teema on suur, peab selgitustöö algama varem.
Koosolek peab austama omaniku aega
Paljud omanikud ei tule üldkoosolekule, sest neil on varasem kogemus, et koosolek venib pikaks, arutelu läheb teemast kõrvale ja lõpuks ei jõuta selgete otsusteni.
See on koosoleku juhtimise küsimus. Koosoleku juhataja peab hoidma arutelu päevakorras ning otsuseid saab vastu võtta üksnes nende küsimuste üle, mis on nõuetekohaselt päevakorda pandud. Kui koosolekul hakatakse otsustama uusi teemasid, mille kohta omanikud ei ole kutset saanud, võib hiljem tekkida vaidlus otsuse kehtivuse üle.
Seetõttu peaks juhatus enne koosolekut läbi mõtlema, kes koosolekut juhatab, kuidas iga päevakorrapunkti tutvustatakse, millal saavad omanikud küsimusi esitada, kuidas viiakse läbi hääletamine ja kuidas vormistatakse protokoll.
Omanikud tulevad suurema tõenäosusega kohale siis, kui nad teavad, et koosolek on hästi juhitud ja nende aega austatakse.
Kõik omanikud ei saa füüsiliselt kohale tulla
Kõik korteriomanikud ei ela samas majas ega isegi samas linnas. Osa kortereid on välja üüritud, osa omanikke elab välismaal ning osa ei saa töö, tervise või pere tõttu õhtusel ajal koosolekul osaleda.
See ei tähenda, et nad ei hooli.
Seadus võimaldab korteriomanikul osaleda üldkoosolekul esindaja kaudu. Seetõttu tasub kutses selgelt märkida, et omanik võib anda volikirja, ning lisada kutsele volikirja vorm või juhis selle vormistamiseks.
Teatud juhtudel saab kaaluda ka elektroonilist osalemist või otsuse vastuvõtmist koosolekut kokku kutsumata. See ei sobi igaks olukorraks, eriti kui teema vajab põhjalikku arutelu, kuid lihtsamate ja hästi ette valmistatud otsuste puhul võib see olla praktiline võimalus.
Mitteosalemine ei peata otsustamist
Mõnikord arvab omanik, et tema hääl ei muuda midagi. Tegelikult võib iga hääl olla oluline, eriti väiksemas ühistus või olukorras, kus otsustatakse suurt rahalist kohustust.
Kui omanikud ei osale, võib esmane koosolek jääda otsustusvõimetuks. KrtS näeb ette võimaluse kutsuda sama päevakorraga kokku uus üldkoosolek, mis võib olla otsustusvõimeline osalejate arvust olenemata, kui selle kohta on kutses nõuetekohaselt märgitud.
Praktikas tähendab see, et kui omanik jätab esimese koosoleku vahele, ei pruugi otsustamine ära jääda. See võib lihtsalt liikuda korduskoosolekule, kus otsuse teevad veel väiksema arvu omanike hääled.
Seetõttu tasub omanikele selgitada: mitteosalemine ei peata otsustamist. See võib tähendada, et otsuse teevad teised.
Kuidas juhatus saab osalemist suurendada?
Korteriomanike üldkoosolekule tulekut ei saa tagada ainult seaduseparagrahviga. Küll aga saab juhatus teha palju selleks, et osalemine oleks lihtsam, arusaadavam ja sisukam.
Esiteks tasub koostada selge päevakord ja vältida üldsõnalisi punkte nagu „remondiküsimused” või „muud teemad”. Teiseks tuleks lisada otsuste eelnõud, et omanik saaks aru, mille poolt või vastu ta hääletab. Kolmandaks tuleb vajalikud materjalid saata aegsasti, mitte jagada neid alles koosoleku päeval.
Kui otsus mõjutab omaniku makseid, tuleb see selgelt välja öelda. Kui omanik ei saa ise tulla, peab tal olema lihtne volitada esindaja. Suuremate otsuste puhul tasub enne koosolekut teha eelteavitus või infotund. Samuti on oluline, et koosolek oleks juhitud, hääletamine arusaadav ja protokoll korrektne.
Kokkuvõtteks ei jäta korteriomanikud üldkoosolekule tulemata ainult laiskusest või huvipuudusest. Sageli on põhjus selles, et nad ei saa aru otsuse sisust, ei usalda protsessi, ei ole saanud piisavalt infot või ei näe, kuidas nende hääl midagi muudab.
Hästi toimiv korteriühistu vajab enamat kui formaalset kutset. Vaja on selget suhtlust, läbipaistvat ettevalmistust ja koosolekut, kus omaniku aeg ning arvamus on päriselt olulised.
Hea üldkoosolek ei alga koosoleku avamisega. See algab selgest ja usaldusväärsest ettevalmistusest.