Korteriühistu juhatuse liikme rollist räägitakse sageli siis, kui on vaja kedagi valida või vahetada. Palju harvem mõeldakse aga sellele, kuidas see roll igapäevases juhtimises tegelikult toimib. Ometi tekivad just seal kõige praktilisemad küsimused: mille eest juhatuse liige vastutab, kuidas tema töö on korraldatud, kas talle makstakse tasu ja mis saab siis, kui koostöö ühel hetkel enam ei toimi.
Neile küsimustele aitab vastata juhatuse liikmega sõlmitud leping. See ei ole dokument, mis looks inimesele juhatuse liikme staatuse — see tekib endiselt üldkoosoleku otsusega. Küll aga aitab leping anda juhatuse liikme rollile selged piirid ja arusaadava sisu. Hästi koostatud leping annab vastuse, mida juhatuse liikmelt oodatakse, milline on tema otsustusruum, kuidas toimub aruandmine, millistel tingimustel koostöö lõpeb ning milline on vastutus.
Sageli küsitakse, kas leping juhatuse liikmega on üldse vajalik. Seadusest ei tule selgesõnalist juhist, et korteriühistu ja juhatuse liikme vahel tuleb ilmtingimata leping sõlmida. Samas on ilmne, et seadus lepingu olemasolu siiski eeldab. Näiteks sätestab mittetulundusühingute seaduse (MTÜS) § 28 lg 2, et juhatuse liikme võib üldkoosoleku otsusega igal ajal tagasi kutsuda ning temaga sõlmitud lepingust tulenevad õigused ja kohustused lõpevad vastavalt lepingule. Sama paragrahvi lg 3¹ seob juhatuse liikme lepingu ülesütlemise käsunduslepingu reeglitega. Eelnevast nähtub, et juhatuse liikme ja ühistu vahel võiks olla kirjalik leping, mille sisu tasub teadlikult läbi mõelda, mitte jätta kujunema vaikimisi.
Siin muutubki oluliseks küsimus, kuidas seda lepingulist suhet õiguslikult mõista. Kui seadus eeldab, et juhatuse liikme ja ühistu vahel võivad olla lepingulised õigused ja kohustused, tuleb järgmise sammuna küsida, mis laadi lepingust üldse jutt käib. See aitab aru saada, milliseid reegleid lepingu sisule, lõpetamisele ja poolte vastutusele kohaldatakse.
Praktikas on ühistute üheks suurimaks komistuskohaks õige lepinguliigi leidmine. Oluline on meeles pidada, et juhatuse liikme suhe ühistuga on juhtimis- ja usaldussuhe, mitte tavapärane tööõiguslik alluvussuhe. Seda kinnitab ka töölepingu seaduse § 1 lg 5, mille järgi ei kohaldata töölepingu regulatsiooni juriidilise isiku juhtorgani liikme lepingule. Vahe ei ole ainult terminoloogiline, vaid lepingu liik määrab ära, milliste reeglite järgi hinnatakse lepingu sisu, lõpetamist ja vastutust.
Just sellest arusaamatusest lepingu olemuse osas tekivadki praktikas probleemid. Näiteks võib korteriühistus kujuneda olukord, kus juhatuse liikmelt oodatakse kindlat tööaega või igapäevast kohalolekut nagu töötajalt, samas kui leping seda ei reguleeri. Hiljem võib juhatuse liige leida, et temalt nõutakse rohkem, kui ta kohustus oli, samal ajal kui korteriomanikud tunnevad, et juhatus ei täida oma rolli piisavalt aktiivselt. Selge leping aitaks selliseid ootuste konflikte vältida.
Selgus on kindlasti oluline ka juhatuse liikme töö tasustamise korral. MTÜS § 28¹ järgi võib juhatuse liikmele tasu maksta, kui põhikirjaga ei ole ette nähtud teisiti, ning tasu suuruse ja maksmise korra määrab üldkoosolek. Seadus rõhutab ka seda, et maksete kogusumma peab olema mõistlikus vastavuses juhatuse liikme ülesannete ja ühistu majandusliku olukorraga. See tähendab, et küsimus ei ole üksnes selles, kas juhatuse liikmele makstakse, vaid ka selles, kas tasustamise loogika on läbipaistev ja põhjendatud. Leping aitab selle selguse hästi luua.
Näiteks tekivad vaidlused sageli olukorras, kus juhatuse liikmele makstakse tasu „kokkuleppel“, kuid ei ole täpsustatud, kas see on kuutasu, tasu konkreetsete tööde eest või seotud projektidega. Samuti võib jääda ebaselgeks, kas juhatuse liige saab lisatasu erakorraliste tööde (nt avarii lahendamine või suurema remondi korraldamine) eest. Kui need küsimused on lepingus läbi mõeldud, on hilisemad vaidlused oluliselt vähem tõenäolised.
Sama kehtib vastutuse kohta. MTÜS § 32 järgi peab juhatuse liige täitma oma kohustusi tavaliselt oodatava hoolsusega ning kohustuste rikkumisega ühistule tekitatud kahju eest vastutab ta seaduses sätestatud alustel. Selge leping ei vabasta juhatuse liiget vastutusest, kuid aitab täpsemalt aru saada, millised kohustused tal konkreetselt olid, millistes piirides ta tegutses ja mida temalt oli mõistlik oodata. See on oluline nii ühistu enda kui ka juhatuse liikme seisukohalt.
Praktiline näide on olukord, kus juhatus jätab õigeaegselt reageerimata tehnilisele probleemile (nt lekkiv katus), mille tõttu tekib suurem kahju. Kui lepingus ei ole täpsustatud, milline on juhatuse liikme kohustus selliste juhtumite puhul tegutseda või millal tuleb kaasata spetsialiste, võib hiljem olla keeruline hinnata, kas juhatuse liige rikkus oma kohustusi või mitte.
Heaks näiteks on ka olukord, kus juhatuse liige astub tagasi või kutsutakse tagasi, kuid leping ei reguleeri, kas ja kuidas toimub asjaajamise üleandmine. Sellest võivad tekkida täiesti praktilised probleemid: dokumendid ei ole kättesaadavad, ligipääsud jäävad üle andmata või uuel juhatusel puudub ülevaade pooleliolevatest tegevustest, lepingutest ja töödest. Ka sellised küsimused on võimalik lihtsa lepingulise kokkuleppega ennetada.
Kokkuvõttes ei ole juhatuse liikmega sõlmitud leping lihtsalt üks järjekordne dokument, vaid praktiline kokkulepe, mis aitab muuta juhtimise arusaadavamaks, tasustamise läbipaistvamaks ja vastutuse selgemaks. Kui juba alguses lepitakse kokku juhatuse liikme ülesanded, otsustusõigus, suhtlus korteriomanikega, tasustamise põhimõtted ning lepingu lõppemise kord, jääb hiljem oluliselt vähem ruumi vaidlusteks ning välditakse olukordi, kus sama rolli mõistetakse erinevalt. Kuigi juhatuse liikme staatus tekib valimise, mitte lepingu alusel, aitab just leping selle rolli igapäevases toimimises selgelt ja tõhusalt rakendada ning on hästi juhitud korteriühistus märk teadlikust ja läbimõeldud juhtimisest.